【就労支援事業所を安定経営】緊急度/重要度マトリクスとは？
こんにちは！就労支援事業運営.comの管理人です。国内で、就労支援事業所の開業・運営支援を行っています。今回は就労支援事業の安定経営につながるビジネスフレームワーク「緊急度/重要度マトリクス」についてご紹介いたします。このマトリクスの考え方は、世界的名著である「7つの習慣」にも記載されている概念で、就労支援事業に関係なく、プライベートも副業も含めて全人類が知っていて損がない考え方です。是非ご覧いただければ幸いです。
緊急度/重要度マトリクスとは？
- 物事に対して考えうるアクションを重要度の高い低い、緊急度の高い低いの2軸にマッピングする
- 実際にアクションを行う際はどの領域のアクションであるか留意して進める
緊急度と重要度で振り分けることで、全部で4つの領域が生まれます。自身が実際に行動する際には、どの領域に時間を使っているか考え、バランスを意識することが大切です。例えば、就労支援事業所で日常的に生まれる業務のほとんどは緊急性の高いものです。緊急性というのは、「障害者が倒れた」とか、「急変した！」という意味でなく、実施期限が迫っている業務ということです。例えば、以下のようなものがあります。
- 欠席連絡が入ったため管理者に報告する
- 日報を作成する
- 障害者の移動サポートを行う
- 個別支援計画を作成する
- 会議のアジェンダを作成する
など
緊急度/重要度マトリクスの進め方
では進め方を見てみましょう。
ブレインストーミング
今回は就労支援事業所の経営で見られる場面について考えてみます。「事業所を運営する中で必要な職員の業務」という議題で意見を出し合ってもらいました。意見を上げる際は「ブレインストーミング」が効果的です。上がった意見は以下の通り。
- 個別支援計画の作成
- ケースカンファレンスの実施
- 現在実施しているカリキュラムの見直し
- 実習先の開拓
- 一般就職した障害者の定着フォロー
- オンラインを活用した訓練プログラムの構築
- 職員の飲み会の企画
上がった意見をマッピング
7つの意見をマッピングしてみましょう。
マッピングした内容を確認
議題やその時の情勢によって変わりますが、一般的には緊急度が高く重要度の高い領域（第Ⅰ領域）の意見が多くなります。マッピングした内容を確認する際は、意見が少ない領域のアクションが他には無いか、再度確認してみることもいいでしょう。意見の数を出すことが目的なので、無理やり重要度の低いアクションを選択しなくて大丈夫です。
全体感を把握した上で役割分担とタイムマネジメント
上がった意見を振り返り、役割分担とタイムマネジメントを検討しましょう。大切なのは、緊急度が高く重要度が高い領域（第Ⅱ領域）の時間をいかに創造するかにあります。特に事業所の将来性に対して責任があるポジション（管理者・サビ管など）の方は、日々が第Ⅰ領域の仕事に追われていないか注意する必要があります。
大丈夫？緊急性と将来性の関係性について
前述した通り、以下に第Ⅱ領域の時間を創造するかが大切です。なぜなら、緊急度が低いというのは「今すぐやらなくていいが、絶対にやっておいたほうがいいこと」に当たるものだからです。これは言い換えると、「将来性のあるアクション」ということになります。
日常は緊急度に追われています。毎日が決まったタスクを決まった時間に進めなければならず、いつの間にか「毎日決まった動き」ということが少なくありません。第Ⅱ領域を意識して日々の業務を進めて見てください。
まとめ
緊急度/重要度マトリクスからわかるように、日々の業務は緊急なことに追われてしまい、将来性のある時間を確保することが難しいです。この場合、仕組みを変える意識を持つことが大切です。例えば、管理者が実践していることは朝4時半に起きて「考える時間を作る」ことです。考える内容は日によって変わります。就労支援事業においては、管理者が施設の将来性を考えた上でスケジュールの構造を変えることが重要であると考えています。就労支援事業運営.comでは、フレームワークを活用した施設向けリーダー研修や経営支援を行っています。興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
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